Acerca del Rol

TITULO DEL PUESTO: Asistente Administrativo
GREMIO: Gerencial
CODIGO: 2B-55-028
 

Resumen de las Funciones

Asiste administrativamente al Ejecutivo del área designada en asuntos de toda complejidad relacionados con programas, procedimientos, y coordinación de actividades o tareas que le sean delegadas. Realiza funciones de apoyo tales como pero no limitado a la recopilación, clasificación, verificación, registro, comparación, investigación, corrección, actualización, modificación, adición y eliminación de datos en los sistemas mecanizados, y preparación de documentos e informes.  Coordina la preparación de documentos, revisa los mismos y hace señalamientos de situaciones que requieren su intervención.  Da seguimiento a los asuntos requeridos.  Recibe y procesa las llamadas telefónicas.  Recibe, clasifica y distribuye correspondencia.  Redacta y contesta comunicaciones en ambos idiomas, relacionada con asuntos de la dirección.  Recibe y orienta a las personas que visitan su área de trabajo y los refiere a la oficina correspondiente.  Mantiene registros manuales o mecanizados de visitas, llamadas, documentos de trabajo, trámites, transacciones y actividades importantes del área.  Mantiene el sistema de archivo actualizado y dispone de los documentos conforme con los procedimientos establecidos. Realiza otras actividades y trabajos relacionados con sus funciones o de acuerdo con las necesidades de la gerencia por causa de ausencia de personal, situaciones de emergencia, alto volumen de trabajo o asignación de proyectos especiales.

Preparación Académica, Licencias y Certificaciones

Grado Asociado en Asistente Administrativo, Administración de Sistemas de Oficina, Ciencias Secretariales. *(El título del programa de estudios varía de acuerdo con la institución académica). (Favor de ver excepción en el renglón de experiencia)

Experiencia

Dos (2) años de experiencia en funciones administrativas o profesionales.

Conocimientos y Habilidades

• Conocimiento de las aplicaciones Word, Excel (Pivot Tables y Vertical Lookup) y PowerPoint.
• Conocimiento sobre las técnicas modernas de archivo y manejo de distintos equipos de oficina.
• Conocimiento sobre las reglas gramaticales y léxico comercial en los idiomas español e inglés.
• Habilidad analítica, y para los cómputos matemáticos y estadísticas.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones interpersonales efectivas.
• Habilidad para transmitir ideas.
• Habilidad para la preparación de informes y propuestas.
• Habilidad en el teclado mecanográfico.

Condiciones

Disponibilidad para trasladarse a otras áreas geográficas y dependencias de la Compañía y pernoctar si fuera necesario; trabajar fuera de horas regulares de trabajo, fines de semana y días feriados; viajar fuera de Puerto Rico con el propósito de tomar adiestramiento o atender alguna gestión oficial. Favor de hacer referencia a la hoja de Condiciones Ambientales y Demandas Físicas.

Todo empleado deberá cumplir con el Programa de Salud y Seguridad Ocupacional, con el propósito de que identifique y conozca la matriz de análisis de riesgo de su respectivo puesto; además, será responsable de realizar todos los adiestramientos necesarios para adquirir las competencias del sistema de Gestión de “Salud y Seguridad en el Trabajo” (SST).

DEMANDAS FISICAS: 1, 12, 13, 14, 16, 17, 19
CONDICIONES AMBIENTALES: 1

Notas

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidad.

Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, status como veterano protegido o discapacidad física o mental.

IOE/Acción Afirmativa para Veteranos/Personas con Discapacidad