Acerca del Rol

TITULO DEL PUESTO: Asistente Administrativo
GREMIO: Gerencial
CODIGO: 2B-55-028
 

Resumen de las Funciones

Asiste administrativamente al Ejecutivo del área designada en asuntos de toda complejidad relacionados con programas, procedimientos, y coordinación de actividades o tareas que le sean delegadas. Realiza funciones de apoyo tales como pero no limitado a la recopilación, clasificación, verificación, registro, comparación, investigación, corrección, actualización, modificación, adición y eliminación de datos en los sistemas mecanizados, y preparación de documentos e informes. Coordina la preparación de documentos, revisa los mismos y hace señalamientos de situaciones que requieren su intervención. Da seguimiento a los asuntos requeridos. Recibe y procesa las llamadas telefónicas. Recibe, clasifica y distribuye correspondencia. Redacta y contesta comunicaciones en ambos idiomas, relacionada con asuntos de la dirección. Recibe y orienta a las personas que visitan su área de trabajo y los refiere a la oficina correspondiente. Mantiene registros manuales o mecanizados de visitas, llamadas, documentos de trabajo, trámites, transacciones y actividades importantes del área. Mantiene el sistema de archivo actualizado y dispone de los documentos conforme con los procedimientos establecidos.

Preparación Académica, Licencias y Certificaciones

Grado Asociado en Asistente Administrativo, Administración de Sistemas de Oficina, Ciencias Secretariales. *(El titulo del programa de estudios varía de acuerdo con la institución académica). (Favor de ver excepción en el renglón de experiencia)

Experiencia

Dos (2) años de experiencia en funciones administrativas o profesionales.

Conocimientos y Habilidades

• Conocimiento de las aplicaciones Word, Excel (Pivot Tables y Vertical Lookup) y PowerPoint.
• Conocimiento sobre las técnicas modernas de archivo y manejo de distintos equipos de oficina.
• Conocimiento sobre las reglas gramaticales y léxico comercial en los idiomas español e inglés.
• Habilidad analítica, y para los cómputos matemáticos y estadísticas.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones interpersonales efectivas.
• Habilidad para transmitir ideas.
• Habilidad para la preparación de informes y propuestas.
• Habilidad en el teclado mecanográfico.
• Dominio amplio de los idiomas español e inglés (oral y escrito).

Condiciones

Disponibilidad para trasladarse a otras áreas geográficas y dependencias de la Compañía y pernoctar si fuera necesario; trabajar fuera de horas regulares de trabajo, fines de semana y días feriados; viajar fuera de Puerto Rico con el propósito de tomar adiestramiento o atender alguna gestión oficial. Favor de hacer referencia a la hoja de Condiciones Ambientales y Demandas Físicas.

Todo empleado deberá cumplir con el Programa de Salud y Seguridad Ocupacional, con el propósito de que identifique y conozca la matriz de análisis de riesgo de su respectivo puesto; además, será responsable de realizar todos los adiestramientos necesarios para adquirir las competencias del sistema de Gestión de “Salud y Seguridad en el Trabajo” (SST).

DEMANDAS FISICAS: 1, 12, 13, 14, 16, 17, 19
CONDICIONES AMBIENTALES: 1

Notas

SOMOS UN PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO Y TOMAMOS ACCIÓN AFIRMATIVA PARA RECLUTAR A MUJERES, VETERANOS PROTEGIDOS Y PERSONAS CON IMPEDIMENTOS

PATRONO LIBRE DE DROGAS